Gli usi digitali si sono molto evoluti negli ultimi mesi con l’aumento del telelavoro e delle relazioni professionali a distanza, è diventato necessario garantire la vostra identità digitale per rendere sicuri i vostri scambi elettronici. Come ad esempio quando si ha la necessità di garantire il valore legale di tutti i vostri documenti elettronici (contratti commerciali, fatture, ordini di acquisto, preventivi, contratti di lavoro, buste paga, ecc;),di garantire l’integrità dei vostri dati scambiati con i vostri business partners; di dichiarare le vostre informazioni amministrative al governo (ore di presenza per i vostri contratti sovvenzionati, registrazione dei veicoli, richieste di permessi di costruzione, ecc.). Inoltre serve a certificare l’integrità e l’autenticazione dei vostri documenti contrattuali online.

Come funziona una firma elettronica

La firma elettronica avanzata è uno dei metodi di accreditamento dell’identità e accettazione del contenuto di un documento. Tuttavia, questo tipo di firma elettronica non è unico. La digitalizzazione ha permesso alle aziende e alle istituzioni di stabilire relazioni contrattuali con il loro pubblico senza la necessità di apparire fisicamente in un ufficio o in una filiale dell’organizzazione. 

La firma elettronica per ottimizzare l’efficienza

L’adozione della firma digitale ottimizza l’efficienza della vostra organizzazione semplificando la convalida dei documenti-
Ad esempio con l’eliminazione dei compiti che richiedono la stampa dei documenti per la firma, poi la loro scansione una volta firmati,
Gestione più facile dei documenti firmati: consegna via e-mail o archiviazione automatica, alleggerendo il carico dei servizi di corriere,
Disponibilità immediata delle informazioni in tutta l’organizzazione, poiché i documenti convalidati sono stati digitalizzati e sono accessibili a tutte le persone autorizzate.

L’utilità della firma elettronica per lavorare da remoto

La stipula di contratti e, più in generale, l’esecuzione di documenti può sicuramente avvenire a distanza senza la necessità di incontrarsi di persona. Si possono facilmente scambiare documenti firmati tramite posta certificata o usare firme elettroniche se non si ha a disposizione una stampante. Naturalmente, bisogna essere sicuri che l’opzione scelta abbia gli stessi effetti di una firma autografa, e questo dovrebbe essere attentamente valutato caso per caso in base alle caratteristiche della firma elettronica e al tipo di documento da firmare. Infatti, nonostante il settore sia stato armonizzato a livello comunitario dal Regolamento eIDAS (Regolamento (UE) 910/2014), la normativa italiana presenta alcune caratteristiche peculiari che sia gli attori internazionali che quelli locali devono considerare quando intendono eseguire documenti a distanza.