In un’azienda 2.0 che si rispetti, ovvero in una organizzazione in cui si voglia digitalizzare il più possibile il lavoro, non può mancare un sistema di workflow documentale che sfrutti le tecnologie informatiche.

Probabilmente hai già sentito questa espressione a lavoro e ne conosci il significato, ma qui andremo a chiarirlo meglio e a capire come sfruttarlo al meglio per ottenere vantaggi concreti nel proprio business.

Il worklflow documentale infatti fa parte di un processo molto più ampio che si definisce workflow management o business process management.

In buona sostanza riguarda l’implementazione del flusso di lavoro all’interno dell’azienda, passando per tutte le sue funzioni.

Monitorarlo e implementare gli strumenti giusti permette di renderlo più veloce e snello, individuando eventuali inefficienze e ponendo subito rimedio.

A livello documentale, il workflow si riferisce proprio alla procedura che segue un documento in azienda, dalla sua acquisizione o creazione, fino alla sua archiviazione.

Questo processo, chiaramente, non è necessariamente legato all’informatizzazione aziendale, ma portarlo ad un livello virtuale, senza dubbio, ne avvantaggia il lavoro.

 

Come ottimizzare un workflow documentale

Uno dei problemi più sentiti in ambito amministrativo, sia pubblico che privato, è la conservazione dei documenti.

Tante volte capita di non riuscire a trovarne uno che eravamo certi di aver conservato in un determinato faldone, magari perché qualcun altro altro ci ha messo mano e non lo ha più ricollocato al suo posto.

Gestire questo flusso analogicamente, in modo tradizionale e cartaceo, espone notevolmente a questo rischio.

Rendere digitale il flusso dei documenti, invece, consente di avere sempre a portata di mano ciò che si cerca ed essere certi di lavorare tutti sullo stesso documento.

Esistono molti software e strumenti informatici, in grado di implementare facilmente questo flusso e persino di mettere in atto una vera e propria digitalizzazione e dematerializzazione certificata dei documenti cartacei. In questo modo si può acquisire su PC la copia esatta dell’originale, senza che questo perda il suo valore legale.

Per ottimizzare il flusso di lavoro documentale, quindi, è necessario fissare gli obiettivi di lavoro, implementare strumenti utili ad attuarlo in modo rapido, interattivo e integrato, coinvolgere tutto il team e lavorare sempre affinché il flusso non si inceppi mai.

 

I vantaggi del flusso documentale digitale

Il segreto per far crescere il proprio business è riuscire ad automatizzare tutti i processi che seguono una procedura standard, per dedicarsi ad attività maggiormente strategiche.

Gestire i documenti, in azienda, è un lavoro che porta via tempo, se effettuato in modo tradizionale e, come visto, espone al rischio di perdita di importanti documenti.

Digitalizzare e automatizzare il workflow documentale permette di risparmiare tempo e approfondire funzioni e lavori volti alla crescita del business.

Ne giova quindi l’intera macchina organizzativa, che in questo modo risulterà più fluida, efficiente, orientata al risultato. In grado di mantenere un controllo costante su tutto il ciclo di vita di un documento, senza imbottigliarsi in procedure obsolete e farraginose.