Le email sono lo strumento di comunicazione maggiormente utilizzato in ambito business e lavorativo. Sono numerosi messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita dalle caselle di aziende e luoghi di lavoro sia pubblici che privati. Si utilizzano mail per comunicare con i fornitori, con la clientela, ma anche per le comunicazioni interne tra diversi settori e reparti aziendali. Una peculiarità di questo strumento di comunicazione è il salvataggio ed archiviazione delle conversazioni in maniera ordinata, suddividendo in differenti cartelle i messaggi inviati e quelli ricevuti. In tal modo si riesce a tenere traccia degli accordi intercorsi e delle comunicazioni effettuate. È necessario, però, affidarsi ad un software studiato in maniera specifica per le comunicazioni professionali, come Zimbra. Se hai intenzione di saperne di più, scopri i vantaggi nell’utilizzare Zimbra mail.

Che cosa è Zimbra

Zimbra Collaboration Suite è un software applicativo di gruppo, o meglio, una piattaforma di comunicazione collaborativa. Ciò significa che permette di gestire in pochi click diversi strumenti: non solo la posta elettronica, ma anche la “valigetta” dei documenti, i calendari con gli impegni pianificati e permettere ad altri soggetti di accedere a tali informazioni. Tutto questo è possibile senza dover installare dei software aggiuntivi, ma utilizzando il client web dedicato. È possibile, però, accedere anche mediante Outlook, Thunderbird oppure altri client.

Le funzionalità di Zimbra

Come già detto, questo applicativo non gestisce solo le mail, ma ha altre funzioni. Nel dettaglio, permette di condividere con il proprio team di lavoro (o solo alcuni membri) i messaggi, il calendario, i files, l’agenda per organizzare le gli appuntamenti e compiti di lavoro e controllare impegni ed appuntamenti. Con la funzione per le videoconferenze, è possibile organizzare meeting senza limiti di tempo, accessibili sia da pc che da smartphone, ed invitare nelle riunioni virtuali chiunque con pochi click. Questo è un grande vantaggio per limitare gli spostamenti ed i sovraffollamenti specialmente se si ha una sede per le riunioni non particolarmente capiente ma si ha la necessità di interloquire con diverse persone contemporaneamente. La maggior parte delle funzioni sono già integrate nella versione “base” di Zimbra, ma è possibile anche installare una sorta di plug-in definiti Zimlet, che arricchiscono l’applicativo e permettono di interagire con altre app (ad esempio Meet).

I motivi per scegliere Zimbra

Zimbra è una suite innovativa, che si adatta alle esigenze di ogni business, garantendo una perfetta integrazione tra mail, calendario, rubrica, chat, e la condivisione dei documenti. Tutto ciò, con assoluta sicurezza e privacy per gli users. Infatti, utilizzando Zimbra, si ha la certezza di tutelare gli scambi di informazioni ed i dati sensibili sia all’interno dell’azienda che all’esterno, proteggendoli da attacchi hacker ed evitando lo spam. L’interfaccia è molto semplice, intuitiva, e compatibile con la maggior parte dei browser aggiornati su diversi devices (Pc, Mac ma anche smartphone e tablet). Un altro importante vantaggio di Zimbra, è la possibilità di impostare dei parametri di ricerca anche per gli allegati, oppure organizzarli per mittente/destinatario, per data, validità ecc, in modo da avere tutte le informazioni necessarie a portata di mano. In caso di problemi e malfunzionamenti, Zimbra permette agli amministratori IT di accedere in qualsiasi momento mediante la console, per gestire gli accessi dei diversi utenti. Tuttavia, sono presenti anche strumenti in grado di permettere agli utenti finali di accedere al pannello di amministrazione ed alla sezione di supporto, in modo da ridurre l’intervento tecnico e snellire i processi di risoluzione dei problemi.