Per chi conduce un’impresa e ha partita IVA la gestione degli incassi e dei pagamenti è una delle attività più impegnative. Non si tratta, infatti, solo di raccogliere denaro e pagare le fatture, ma è fondamentale effettuare un attento monitoraggio.

Ciò a cui bisogna prestare attenzione sono le scadenze, le entrate attese dai clienti e le uscite da destinare ai fornitori, nonché le imposte e le rate da pagare. Una supervisione poco accurata rischia di generare errori o di causare ritardi, compromettendo la stabilità finanziaria e la reputazione dell’azienda.

Oggi, fortunatamente, la tecnologia viene molto in aiuto a questo genere di esigenze, fornendo strumenti preziosi come ad esempio lo scadenzario accessibile online, il quale può agevolare il lavoro quotidiano, ricordando tempestivamente l’avvicinarsi delle scadenze e assicurando una visione chiara del flusso di cassa.

Si tratta di un programma che permette di registrare in modo automatico e puntuale le date di pagamento, sia in entrata che in uscita, e di programmare l’allocazione delle risorse in modo ottimale. Tutto questo, integrandosi ad altre funzioni fondamentali come la fatturazione.

Inoltre, la possibilità di accedere allo scadenzario tramite un browser web, senza dover scaricare applicativi sul proprio PC o dispositivo, permette di mantenere le scadenze sempre sotto controllo.

Perché è importante fare gestione incassi e pagamenti

Perché è fondamentale prestare attenzione alla gestione degli incassi e dei pagamenti? In breve, avere un quadro chiaro di questo aspetto permette di pianificare efficacemente le risorse finanziarie, affrontare gli impegni in tempo e rispondere rapidamente agli imprevisti.

Non tenere traccia di entrate e uscite può infatti portare a ritardi, disallineamento delle finanze e difficoltà nel gestire la liquidità disponibile, aspetti che possono minare direttamente la competitività e la stabilità aziendale.

Indipendentemente dal fatto che l’azienda sia di piccole o medie dimensioni, le scadenze da tenere in memoria sono numerose, tra quelle relative ai nostri pagamenti e al denaro da incassare.

Senza un controllo preciso, si rischia facilmente di non avere una visione chiara della liquidità aziendale nel mese corrente e nemmeno nei prossimi, il che può influenzare negativamente le decisioni sulle strategie da adottare e il budget a disposizione.

Al contrario, una gestione ordinata degli incassi e delle uscite aiuta a evitare sorprese finanziarie e a prendere decisioni basate su dati concreti e presenti, migliorando la previsione dei flussi di cassa.

Avere un controllo totale in merito alle scadenze permette inoltre di monitorare i pagamenti in arrivo dai clienti, inviando solleciti tempestivi e avere ancora un maggiore controllo del proprio flusso di cassa in entrata.

Tutto ciò si traduce alla fine in una riduzione del rischio di insolvenze e in una maggiore affidabilità finanziaria, aspetto che può influire positivamente anche sul rating bancario dell’azienda, facilitando l’accesso a nuovi finanziamenti e collaborazioni per sostenere progetti futuri.

Che cos’è uno scadenzario

Lo scadenzario è il miglior alleato in un’azienda, quando si parla di gestione degli incassi. Si tratta di un registro in cui vengono annotate tutte le scadenze di incassi da dover percepire e pagamenti da effettuare.

Tra le note, sono incluse anche rate, tasse e imposte, oltre alle eventuali scadenze per i salari dei dipendenti. Lo scadenzario offre quindi una panoramica completa e organizzata di tutti gli impegni finanziari, rendendo di conseguenza più facile pianificare le risorse.

Al suo interno, in genere, le scadenze sono suddivise in “attive” (relative agli incassi da parte dei clienti) e “passive” (riguardante i pagamenti ai fornitori o ai dipendenti). Uno scadenzario ben organizzato raccoglie informazioni fondamentali su entrambe le modalità, senza tralasciare alcun aspetto.

Lo scadenzario può consistere in un programma scaricabile sul PC, oppure in un software in cloud, a cui accedere tramite browser, inserendo il proprio username e password, in totale sicurezza.

La seconda soluzione è certamente quella più conveniente, in quanto è possibile in ogni momento ottenere la situazione aggiornata di incassi e pagamenti.

Inoltre, lo scadenzario può essere accessibile anche da smartphone e tablet, incrementando ulteriormente le possibilità di controllo delle scadenze.

Come si compila uno scadenzario

Quando si decide di affidarci a uno scadenzario è prima di tutto fondamentale scegliere lo strumento giusto. In molti si affidano, ad esempio, ad excel: ottimale, ma non sempre il migliore e talvolta complesso da gestire.

Partiamo intanto dalle basi. Per una corretta compilazione, è necessario includere nel registro tutte le informazioni fondamentali, come le fatture, sia in entrata che in uscita, con la data di emissione, la data di scadenza, l’importo, il destinatario o fornitore e lo stato del pagamento.

Oltre a queste, nello scadenzario vanno annotate anche altre voci rilevanti, come l’IVA, le imposte, i contributi previdenziali, i mutui e finanziamenti in corso, i salari dei dipendenti e ogni altro pagamento periodico o ricorrente. Per ogni voce, oltre alla data e all’importo, è utile specificare il metodo di pagamento e il riferimento al documento originale.

Come si può facilmente intuire, organizzare tutto manualmente tramite fogli di calcolo e scadenzari “manuali” di altro tipo può essere particolarmente complesso: con tutti questi dati da inserire e gestire il rischio è di dover usare eccessive risorse e di commettere errori. Per questo è invece molto utile usare un software.

Gestione incassi e pagamenti con un software

Usare un software per la gestione degli incassi e dei pagamenti consente di semplificare notevolmente e automatizzare molte attività ripetitive.

Questi strumenti digitali offrono uno scadenzario in cui vengono registrate in automatico le date di scadenza dai documenti emessi o ricevuti, come le fatture, e inviano promemoria quando si avvicinano le scadenze.

Oltre a quelle inserite automaticamente, tali programmi permettono anche di registrare manualmente scadenze di vario tipo, non collegate a documenti fiscali, ad esempio quelle di bollette o di altri pagamenti ricorrenti.

In aggiunta a questo genere di gestione, molti software offrono anche la possibilità di inviare solleciti automatici di pagamento ai clienti, mantenendo un controllo costante della situazione finanziaria e riducendo al minimo i ritardi.